Cele projektu

Badania i analizy sektora administracji publicznej dowodzą nieustannej konieczności dostosowywania działań urzędów do zmian otoczenia (wynikających ze zmian cywilizacyjnych czy technologicznych). Dostrzeżenie tych potrzeb i ich artykulacja nastąpiły w Polsce w sposób wyraźny dopiero w ostatnich latach. W latach 2001-04 realizowany był w MSWiA pilotażowy Program Rozwoju Instytucjonalnego (PRI). Jego komponent dotyczący opracowania i przetestowania metody rozwoju instytucjonalnego był realizowany przez konsorcjum Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie oraz Canadian Urban Institute na zlecenie MSWiA. Upływ 4 lat, zmiany prawne i brak zachęt do stosowania metody spowodowały, że pomimo wysokiej przydatności praktycznej jest ona stosowana przez nieliczne samorządy. Brak też podmiotu dbającego o jej aktualność i upowszechnianie. Powyższe spostrzeżenia pozwalają na sformułowanie następujących celów projektu:

Cel główny:
Poprawa działania urzędów samorządowych poprzez aktualizację i wdrożenie metody Planowania Rozwoju Instytucjonalnego (PRI)

Cele szczegółowe:
I. Aktualizacja metody samooceny i poprawa potencjału instytucjonalnego gmin i powiatów przez dostosowanie jej do aktualnego stanu prawnego i nowych potrzeb.
II. Poprawa funkcjonowania 6 urzędów gmin wiejskich, 6 miejskich oraz 6 starostw powiatowych poprzez wdrożenie metody PRI i realizację 3 jej etapów:
a. analizy poziomu rozwoju instytucjonalnego;
b. zaprojektowania koniecznych usprawnień;
c. wdrażanie usprawnień i ocenę efektów zmian.
III. Poprawa funkcjonowania dalszych 60 jednostek samorządu lokalnego poprzez wdrożenie etapów analizy i planowania działań rozwojowych urzędów dzięki warsztatom i konferencjom regionalnym oraz budowie bazy benchmarkingowej.
IV. Upowszechnienie metody i korzyści ze stosowania metody PRI w samorządach.

Metoda Planowania Rozwoju Iinstytucjonalnego jest narzędziem samooceny stanu zarządzania jednostką samorządu, która pozwala na łatwe zaprogramowanie działań doskonalących. Została pozytywnie przetestowana w kilkudziesięciu samorządach i do dzisiaj jest nadal stosowana w kilku samorządach do porównywania zmian osiągniętych w wyniku doskonalenia. Jest to narzędzie o zbliżonym charakterze do metody CAF, ale jest prostsze w stosowaniu oraz charakteryzuje się większą użytecznością dzięki temu, że zostało skonstruowane (przez konsorcjum CUI/MSAP na zlecenie MSWiA) z myślą o stosowaniu w polskich jednostkach samorządu terytorialnego i w oparciu o polski system prawny. Ma ono większe szanse na upowszechnienie (w stosunku do CAF) – pod warunkiem systemu promocji tego podejścia przez instytucje centralne, które są jej inicjatorem i właścicielem oraz związki samorządowe i środowiska eksperckie (np. akademickie), a także pod warunkiem istnienia zachęt instytucjonalnych. Stosowanie tej metody wymaga nakładu pracy własnej – co przy niskiej świadomości decydentów samorządowych dotyczącej potrzeby doskonalenia zarządzania i braku jakiejkolwiek promocji ograniczyło jej stosowanie. Promocji tej zabrakło po zakończeniu projektu Banku Światowego w roku 2004, a teraz MSWiA dało pozytywny sygnał o promowaniu metody poprzez odniesienie się do niej w zapisach POKL. Przygotowanie programu weryfikującego i wdrażającego tę metodę w grupie 18 jednostek samorządu terytorialnego przez jej autorów wraz ze wszystkimi znaczącymi organizacjami samorządowymi tworzy taką szansę. Cechą metody PRI i wdrażanych usprawnień zarządczych jest ich długofalowy i wieloletni horyzont. Wynika to z braku możliwości jednoczesnego usprawnienia całości urzędu i podniesienia od razu na najwyższy możliwy stopień rozwoju instytucjonalnego, ponieważ mogłoby to spowodować paraliż organizacyjny, co odbiło by się na jakości obsługi klientów. Dlatego wykorzystanie metody PRI w poprzednich latach miało jedynie charakter „pierwszego kroku”. Wprowadzone działania z powodzeniem usprawniły kilka z narzędzi samooceny rozwoju instytucjonalnego do zmieniających się uwarunkowań prawnych już w roku 2006. Zgłoszenie przez ww. 18 jednostek samorządu terytorialnego akcesu do planowanego projektu wynikało przede wszystkim z dostrzegania potrzeby poprawy funkcjonowania swoich urzędów.

Grupy docelowe

Projekt adresowany jest do urzędów samorządów lokalnych, które uczestniczyć w nim będą w różnych wymiarach:

1. pełne wdrożenie metody PRI w projekcie (analiza, wdrożenie, powtórna ocena) w 18 jednostkach samorządu terytorialnego wyselekcjonowanych metodą celową przez związki samorządowe i deklarujących zastosowanie metody i wniesienie wkładu własnego: powiaty: świecki, aleksandrowski, wąbrzeski, wrocławski, świdnicki, opatowski; miasta: Sochaczew, Częstochowa, Puszczykowo, Brzesko, Murowana Goślina; gminy wiejskie: Nowosolna, Wieliszew, Parzęczew, Raciechowice, Morawica, Zbójna, Izabelin;
2. wdrożenie etapów analizy i projektowania zmian dla 60 samorządów, których dobór odbędzie się w trakcie realizacji projektu, ich rekrutację przeprowadzą związki samorządowe w oparciu o obiektywne kryteria zawarte w przygotowanym regulaminie rekrutacji.

Rezultaty

Bezpośrednim i najważniejszym rezultatem będzie wdrożenie nie mniej niż 54 usprawnień zarządczych w 18 urzędach samorządowych. Ponadto co najmniej 60 dalszych urzędów wdroży fazę analizy instytucjonalnej w ramach metody PRI i otrzyma pomoc ekspercką w postaci 90 dni doradztwa, 960 przedstawicieli samorządów zapozna się metodą RI, a podczas warsztatów nabędzie umiejętność samodzielnego jej stosowania.

Rezultaty twarde:

• wdrożenie metody PRI w 18 urzędach oraz analizy instytucjonalnej w ramach metody PRI w dalszych 60 urzędach samorządowych;
• wdrożenie 54 usprawnień zarządczych w 18 urzędach jst, podczas 810 dni doradztwa, w tym wdrożenie nie mniej niż 18 usprawnień w zakresie kryteriów strategicznych (komunikacja wewnętrzna i metody mierzenia satysfakcji klientów i pracowników);
• 96 raportów z przeprowadzonej analizy metodą PRI pilotażowych urzędów samorządowych (po 2 na każdy urząd z 18 oraz 60 dalszych);
• co najmniej 85% uczestniczących jst zrealizuje przyjęte przez siebie plany RI określające wdrożenie priorytetowych na dany moment narzędzi;
• w wyniku przeprowadzonych powtórnych analiz poziomu rozwoju instytucjonalnego zostanie odnotowany postęp na stadiach rozwoju instytucjonalnego w przypadku 60% kryteriów, dla których realizowane były narzędzia rozwoju;
• zaktualizowana metoda i oprogramowanie do samoanalizy RI;
• 960 przedstawicieli jst zapoznanych z metodą PRI i potrafiących samodzielnie ją wykorzystać;
• baza benchmarkingowa jst stosujących metodę PRI, z co najmniej 78 rekordami.

Rezultaty miękkie:

• w 40% z 18 jst nastąpi poprawa jakości świadczonych usług i zadań;
• co najmniej 70% pracowników jst koordynujących działania w 18 jst wskaże na wzrost kompetencji i umiejętności w wyniku udziału w projekcie;
• w 50% z 18 jst nastąpi poprawa efektywności i skuteczności pracy urzędów jst, w tym poprzez usprawnienie komunikacji wewnętrznej;
• w 60% z 18 jst nastąpi poprawa skuteczności zarządzania;
• 50% uczestników wskaże na wzrost kompetencji pracowników urzędów, dzięki stosowaniu metody PRI;
• 40% uczestników wskaże na zwiększenie zaangażowania pracowników jst w realizacji zadań.

Wartość dodana projektu:

• upowszechnienie sprawdzonej metody samooceny działania urzędu samorządowego;
• opracowanie narzędzi informatycznych do nauki i wykorzystania tej metody;
• zgromadzenie wiedzy nt. podnoszenia sprawności urzędów samorządowych w serii poradników i bazie benchmarkingowej.

Osiągnięcie zakładanych rezultatów projektu będzie poświadczone 2 oddzielnymi raportami z analiz metodą PRI przeprowadzonych w każdej z 18 jst, 60 raportami z analizy dla jst wdrażających jedynie ten etap projektu oraz indywidualnym raportem z wdrożenia usprawnień zarządczych.
Regularne badania ankietowe uczestników konferencji i warsztatów pozwolą zweryfikować osiągnięcie miękkich rezultatów projektu. Proces monitoringu i ewaluacji będzie oparty na:

1. ewaluacji bieżącej poprzez badanie ankietowe po konferencjach i warsztatach;
2. ewaluacji on-going poprzez wizyty monitorujące ekspertów ds. ewaluacji i monitoringu w jednostkach pilotażowych;
3. wywiadach z kierownikami pilotażowych jst (badanie typu CAWI) do 3 miesięcy po wdrożeniu, oceniających przydatność w zakresie rezultatów projektu;
4. ewaluacji ex-post: porównaniu wyników analizy metodą PRI przed i po wdrożeniu usprawnień zarządczych w jst;
5. badaniu ewaluacyjnym miękkich rezultatów całości projektu podczas konferencji podsumowującej.

Wyniki wszystkich etapów monitoringu i ewaluacji będą zawarte i omówione w raportach okresowych oraz będą przedmiotem stałej oceny zespołu zarządzającego.
Bezpośrednim rezultatem 54 usprawnień zarządczych będzie podniesienie jakości i sprawności funkcjonowania 18 urzędów samorządowych, zwłaszcza w zakresie usprawnienia procesów i komunikacji wewnętrznej, obsługi klientów oraz standardów świadczonych usług.